BERAU TERKINI – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Berau kembali mengingatkan seluruh Organisasi Perangkat Daerah (OPD) agar segera melakukan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna karena kondisi tumpukan arsip dinilai tidak lagi memungkinkan ditangani hanya oleh arsiparis internal.
Kepala Dispusip Berau, Yudha Budisantosa, menyampaikan bahwa imbauan ini harus segera ditindaklanjuti. Menurutnya, tumpukan arsip di sejumlah gudang OPD saat ini sudah sangat banyak, berasal dari puluhan tahun sejak perangkat daerah berdiri.
“Kalau arsipnya sudah menumpuk, yang saya lihat di gudang–gudang itu, itu tidak mungkin mampu dikerjakan kalau hanya mengandalkan arsiparis di OPD-nya, termasuk juga yang kami bantu,” ujarnya.
Yudha menyebut, sebagian besar OPD belum pernah mengusulkan pemusnahan arsip secara prosedural, padahal arsip tersebut sudah menumpuk selama puluhan tahun.
“Walaupun sudah puluhan tahun, belum ada yang mengusulkan pemusnahan sesuai prosedur,” katanya.
Perlu Jasa Pihak Ketiga
Dispusip menekankan bahwa sebelum pemusnahan dapat dilakukan, proses penataan arsip wajib dilaksanakan. Arsip harus dipilah mana yang memiliki nilai guna dan yang tidak, kemudian dikelompokkan sesuai klasifikasinya.
“Sebelum dimusnahkan, harus ditata dulu, dipilah mana arsip mana bukan, lalu dikelompokkan sesuai klasifikasinya, nomor ini, nomor itu,” jelas Yudha.
Karena volume arsip terlalu besar, Dispusip menilai penataan tidak mungkin diselesaikan hanya oleh arsiparis internal. Ia memperkirakan, penataan membutuhkan waktu sangat panjang jika hanya mengandalkan petugas internal.
“Kalau hanya mengandalkan arsiparis yang ada, 10 tahun, 20 tahun pun tidak akan mampu,” tegasnya.
Rekomendasi Tenaga Profesional
Yudha merekomendasikan OPD untuk menggunakan jasa pihak ketiga atau tenaga profesional untuk penataan arsip. Alasan lain adalah karena sebagian arsip mengalami kerusakan fisik sehingga membutuhkan penanganan khusus.
“Penataan arsip itu kerja teknis yang membutuhkan waktu, tenaga, dan keahlian,” ucapnya.
Ia mengingatkan, proses pemusnahan arsip tidak bisa dilakukan secara sembarangan. Ada prosedur resmi yang harus dipenuhi, termasuk verifikasi oleh tim yang terdiri dari Dispusip, Inspektorat, dan Bagian Hukum.
“Jadi bukan berarti OPD tidak boleh melaksanakan pemusnahan. Boleh, tetapi harus sesuai prosedur dan dilakukan oleh tim yang sudah ditetapkan,” tutupnya. (adv)
