BERAU TERKINI – Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispusip) Kabupaten Berau memulai pemusnahan arsip dari eks Bagian Keuangan Sekretariat Kabupaten. Mereka menerapkan aturan ketat Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) sebagai bagian dari upaya merampingkan dokumen yang sudah tidak memiliki nilai administrasi maupun historis.
Kepala Dispusip Berau, Yudha Budisantosa, menjelaskan bahwa kegiatan ini menjadi langkah penting untuk memastikan hanya arsip autentik dan bernilai guna yang terus dipertahankan. Ia menekankan bahwa arsip yang disimpan harus mendukung perlindungan negara, menjamin hak keperdataan masyarakat, serta menjaga keamanan aset pemerintah.
Menurutnya, tumpukan arsip yang tidak lagi relevan justru menghambat pelayanan publik. Penyusutan arsip berfungsi mempercepat proses temu kembali dokumen dan menghindarkan data dari potensi penyalahgunaan.
“Arsip statis yang masih memiliki nilai sejarah tetap ditampung di depo mini arsip. Setiap dinas wajib memilah arsipnya, yang tak terpakai dimusnahkan, yang bernilai jangka panjang diserahkan kepada kami sebagai arsip statis,” tuturnya.
Wajib Kantongi Persetujuan ANRI
Yudha Budisantosa menegaskan bahwa proses pemusnahan arsip ini dilakukan melalui prosedur hukum yang ketat. Seluruh OPD wajib membentuk tim seleksi arsip yang diketuai oleh kepala dinas.
Tim ini melibatkan Dispusip, Inspektorat, bagian hukum, serta arsiparis. Setelah seleksi, OPD wajib mengajukan permohonan persetujuan kepada ANRI, khususnya untuk arsip yang berumur lebih dari 10 tahun.
“Nantinya ANRI menentukan mana arsip yang tetap disimpan, mana yang boleh dimusnahkan, dan mana yang perlu ditinjau ulang. Proses pemusnahan baru dilakukan setelah keputusan itu keluar,” pungkasnya.
Tantangan Kapasitas Depo
Meskipun arsip yang tak lagi relevan sudah dimusnahkan, Yudha mengakui tantangan ruang penyimpanan masih besar. Kapasitas depo arsip yang ada saat ini sudah tidak mencukupi, sehingga Pemkab Berau telah menginisiasi pembangunan depo arsip baru.
“Kebutuhan ruang makin besar, sehingga pembangunan depo baru memang harus dilakukan,” tutup Yudha. (adv)
